Как грамотно выбрать учетную программу?
Взгляд с позиции руководителя бизнеса
В процессе развития фирмы наступает момент, когда для решения проблем учета необходимо привлекать специальные средства автоматизации . Такие моменты возникают, когда происходит расширение фирмы и бухгалтерия не успевает обрабатывать все необходимые данные. Следовательно, приходится расширять штат бухгалтеров, экономистов и пр., что ведет к увеличению затрат.
В ситуации часто меняющегося законодательства, бухгалтеры зачастую не успевают отслеживать все изменения, и как результат - пени и штрафы, а в этом нет ничего приятного. Также может наступить момент, когда Вас перестанут устраивать уже внедренные средства автоматизации, т.к. они больше не отвечают Вашим требованиям и требованиям Вашей компании.
Вся сложность выбора
Ни для кого не секрет, что на сегодняшний день на рынке Беларуси существует более трех десятков фирм, предоставляющих услуги реализации, внедрения и сопровождения программ, специализированных на ведении учета предприятия.
Однако в силу различных причин лучшую программу назвать достаточно проблематично, т.к. законодательство очень сложно и обширно. Поэтому у одних разработчиков наилучшим образом реализован тот или иной участок учета, а у других разработчиков другой. Отсюда дилемма, как и какую программу выбрать? Как узнать какая программа лучше, дешевле и более подходит для Вашего предприятия? На что обращать внимание при выборе? Конечно, можно обратиться за советом к знакомому бухгалтеру, и узнать, какой программой пользуется он. Однако такой подход чреват тем, что в «рекомендуемой» программе может просто отсутствовать автоматизация необходимого Вам участка учета, и этот участок придется закрывать ручными проводками, что черевато ежемесячными затратами на з/п.
Какие программы для автоматизации учета существуют?
Итак, первое, что Вам необходимо сделать - это четко определиться, какой класс программ Вам необходим. Это позволит снизить затраты на поиск необходимой программы.
Первый класс– это программы для ведения ручного учета, так называемые мини-бухгалтерии. Эти программы позволяют делать ручные записи, получая в дальнейшем бухгалтерские и налоговые отчеты. Такие программы подойдут небольшим предприятиям с одним бухгалтером.
(1С: Предприятие 6, отчеты в Excel) .
Второй класс – это программы, предназначенные для автоматизированного учета. Причем не только бухгалтерского, но и управленческого. Такие программы позволяют организовать комплексные системы поддержки принятий оперативных управленческих решений и бухгалтерского учета. Такие программы подходят для средних предприятий и небольших заводов.
(1С: Предприятие 7.7).
Третий класс– это программы для корпоративного управления, связанные с консолидацией информации, поступающей из территориально-распределенных подразделений / предприятий, и управлением распределенными ресурсами (материальными, финансовыми, трудовыми). Такие программы способны обеспечивать планирование, анализ, прогнозирование, проектирование и управление технологическими, организационными и другими бизнес-процессами на предприятии. Эти программы предназначены для крупных компаний с наличием более 40 рабочих мест.
(1С: Предприятие 8, «Галактика»).
Что важно знать?
Так же необходимо определить, что Вы хотите автоматизировать: документооборот, оперативный учет, бухгалтерский учет и т.д. После этого можно приступать к выбору.
Практически все компании обеспечивают выезд специалиста для бесплатной демонстрации своей программы, однако если такой услуги нет, то не стоит лениться, а самостоятельно приехать и познакомиться с предлагаемым программным решением. Так как два часа, затраченные на этапе выбора продукта могут очень сильно сэкономить Ваше время и деньги при работе с программой в дальнейшем.
На демонстрации необходимо задавать вопросы, которые наиболее важны для Вас (наличие налоговых регистров, организация партионного учета, автоматическое начисление з/п, РБП, автоматическое закрытие месяца, реформация баланса т.д.).
Необходимо узнать условия сопровождения и модернизации программы. Сопровождение - один из наиболее серьезных вопросов при выборе учетной программы, особенно при частых изменениях в законодательстве.
Большинство фирм-разработчиков предоставляет бесплатные обновления. Однако сразу же вспоминается поговорка с бесплатным сыром в мышеловке: бесплатным может быть только тот продукт, который произвели без усилий и затрат. Поэтому, может, не так уж и плохо, если обновления платные? Также следует выяснить условия выезда специалиста к Вам на предприятие и наличие «горячей линии».
Цена-качество
Цена программы - это последний критерий, по которому следует выбирать программу. Почему? Дело в том, что можно купить программу минимально дешевую и положить ее на полку, т.к. она не будет подходить Вашему предприятию. К тому же нужно понимать, из чего складывается цена. 1С: Предприятие 7.7 состоит из трех компонент, а именно 1С: Бухгалтерия, 1С: Торговля и склад, 1С: Зарплата и кадры. В таком комплекте 1С: Предприятие 7.7 продают все компании. Каждая из вышеуказанных компонент может работать как в любом сочетании, так и отдельно. Так же следует учитывать, является ли продукт сетевой версией и наличие в нем SQL.
Однако, есть еще один нюанс. Дело в том, что само по себе 1С: Предприятие 7.7 работать не будет. Критически необходима конфигурация (или ее еще называют типовая настройка), которая собственно и определяет, как именно будет работать Ваша программа. У всех компаний конфигурации разные.
Секрет успешной автоматизации по принципу цена-качество заключается в том, чтобы найти ту конфигурацию, которая наиболее подходит для Вашего предприятия, и которая потребует наименьших вложений в модернизацию и доработку под Ваше предприятие.
Модернизация и доработка
Здесь следует отметить сразу, что разные программы дорабатываются по-разному. К примеру, 1С: Предприятие – может быть доработано человеком со стороны, т.к. программные коды конфигурации остаются открытыми (в большинстве случаев), тогда как «Галактика» таких возможностей не предоставляет.
Если Вы приобретете готовую программу и она вас будет устраивать, то это один из наиболее дешевых и простых вариантов, так как сопровождение ее будет минимальным. Если же Вы захотите доработать программу, то это могут сделать разработчики фирмы либо разработчики со стороны (в случае 1С:Предприятия). Однако дальнейшее сопровождение вызовет некоторые трудности, т.к. тогда Вас будут сопровождать отдельно, а, следовательно, и дороже.
Доработка индивидуальной конфигурации
Если Вас не устроил ни один из вариантов предлагаемых программ, то можно заказать разработку индивидуальной конфигурации. Вариант удобен тем, что программа разрабатывается специально для компании, где учтены все Ваши пожелания. Недостатки заключаются в том, что такой вариант требует серьезных материальных затрат и сопровождается более сложным дальнейшем сопровождением.
После того, как Вы остановитесь на понравившейся программе, перед покупкой следует все-таки ее опробовать. Сделать так называемый «пилотный проект». Т.е. Вам необходимо определиться со своими типовыми операциями, которые придется делать и попробовать поработать с программой. Лучше всего проделать «полный цикл», т.е. покупка - реализация - начисление з/п - закрытие месяца - налоговые отчеты,итд. В противном случае Вы рискуете получить сюрприз – что что то из заявленного разработчиком функционала просто не работает. А так же позволит определиться с первоначальной дальнейшей настройками, доработками и бюджетами по них.
Внедрение
Внедрение может проходить в несколько этапов, и совсем не обязательно автоматизировать все и сразу, так как зачастую это очень трудоемкий процесс. Внедрение связано с несколькими моментами. Первый - это обучение персонала. Второй - это заполнение очень большого количества первоначальной информации. Некоторые фирмы-разработчики предоставляют заказчикам бесплатный первоначальный курс обучения. Но как и в случае с сопровождением, стоит также узнать, чему Вас и Ваших сотрудников будут обучать, как долго и где. Следует помнить, что сам процесс внедрения может затянуться до года (на крупных предприятиях), и тогда проведенные вначале знания просто не найдут применения и могут забыться. Также возможно дальнейшее обучение и выезд специалистов к Вам. Следует поинтересоваться стоимостью и таких услуг.
Стоит - не стоит
Как вы уже убедились, выбор и внедрение профессиональной учетной программы связан с большими материальными затратами, однако эти затраты окупятся в дальнейшем за счет: уменьшения времени, потраченного на учет, уменьшения выплаты штрафов в связи с возможными ошибками ручного учета и снижения издержек за счет сокращения ( или дальнейшего не увеличения) штата бухгалтеров.Для уменьшения затрат можно обратиться к специалистам, которые могут помочь Вам выбрать наиболее подходящую программу.
Пришло время провести автоматизацию учета, которая не только снимает рутинную работу с Вашего бухгалтера, но и позволяет организовать оперативный управленческий учет на Вашем предприятии. Это позволит Вам и Вашему бухгалтеру разговаривать на «одном языке», более обоснованно принимать управленческие решения, видеть и заранее предотвращать опасные ситуации, уменьшить затраты и увеличить Вашу прибыль.
